Référentiels

Le module Référentiels regroupe les fonctions de recensement, description et suivi des affectations des véhicules et matériels, ainsi que du personnel.

Il comporte également une gestion des tiers : fournisseurs et éventuels clients.

S.I.P est à la fois fortement standardisé, ce qui facilite son apprentissage, et ouvert sur l’accueil de données personnalisables.

Pour chacune des entités gérées, il est possible d’enregistrer :
  des données de base « métier » affichées en un ou plusieurs composants sur l’écran principal ;
  si nécessaire, des informations complémentaires sur un ou plusieurs écrans secondaires, qui autorisent une personnalisation poussée par l’introduction de données propres à la flotte gérée, répondant à tous les formats usuels : indicateurs « oui ou non », dates, quantités, libellés, données contrôlées par des tables de référence ;
  un bloc-notes ;
  un agenda d’actions.

Les véhicules et matériels, ainsi que le personnel, bénéficient en outre d’un suivi historisé des affectations et rattachements.

D’autres informations, dites de « statut », peuvent également être historisées. Il est possible de les associer à des tables de référence.

Lorsqu’une information historisée concerne un véhicule ou un matériel, elle est systématiquement associée à un index compteur, déclaré et contrôlé, ou estimé (voir le chapitre consacré à la gestion des index compteurs).

Les éventuels changements d’identifiant d’une entité gérée ne posent aucun problème à S.I.P, qui assure automatiquement les rapprochements nécessaires.

Véhicules et matériels

S.I.P offre des possibilités de description des véhicules et matériels qui peuvent être qualifiées d’illimitées. En effet, la notion de caractéristique additive permet d’enregistrer autant d’informations que souhaité pour chaque élément géré, en complément des informations figurant dans les champs pré formatés.

Afin d’éviter des ressaisies fastidieuses d’informations, chaque véhicule ou matériel peut être rattaché à des normes, dans les divers domaines fonctionnels :
  fiscalité (taxes dues, dérogations),
  entretien (types de visites et périodicité),
  consommations (types d’énergie et seuils de consommation),
  assurance,
  échéances de garantie,
  échéances de renouvellement.

Un élément peut être déclaré rattaché à un autre élément, dont il récupérera alors automatiquement les caractéristiques d’affectation. Ce rattachement a également une incidence en matière de programmation d’entretien.

Il peut être géré jusqu’à 18 critères d’affectation, pouvant comporter 2 nomenclatures arborescentes. L’historisation des affectations est conservée sans aucune limite, ni dans le temps, ni en nombre de changements.

Les fonctions de navigation donnent directement accès, depuis tout écran concernant un élément géré, à l’ensemble des informations et événements concernant cet élément.

Personnel

Selon le type de flotte, le personnel enregistré pourra être :
  le personnel susceptible de se voir attribuer un véhicule ; au choix du gestionnaire, l’attribution d’un véhicule à un membre du personnel peut entraîner une mise à jour automatique des critères d’affectation du véhicule ; ce pourra être en particulier le cas lorsqu’une interface « DRH » est mise en œuvre ;
  le personnel en charge du matériel ;
  le personnel d’atelier, si la flotte est dotée d’un ou plusieurs ateliers intégrés ;
  le personnel de conduite et d’exploitation, si des modules de suivi d’exploitation sont mis en œuvre.

Une gestion par type d’agent permet :
  de spécialiser les informations selon le type d’agent concerné ;
  de ne proposer dans les listes de consultation que les agents nécessaires dans le contexte fonctionnel en cours.

Les informations relatives au personnel comportent notamment des composants « adresse et coordonnées », et un composant « permis ».

Par assimilation avec la gestion des véhicules et matériels, les données pré formatées relatives au personnel peuvent être complétées par des informations personnalisables et caractéristiques additives.

Tiers

Les tiers peuvent être fournisseurs et/ou clients. De même que le personnel, et pour des raisons du même ordre, ils sont subdivisés par types.

Les composants « adresse et coordonnées » des tiers sont complétés par des informations relatives aux correspondants.

Les données pré formatées relatives aux tiers comportent notamment les informations d’ordre financier et comptable, ainsi qu’une possibilité de suspension ou radiation.

Dans le cas des flottes à dominante technique, la notion de tiers est aussi utilisée pour enregistrer d’éventuels prestataires internes (atelier intégré par exemple), qui sont clairement distingués des prestataires externes. Elle permet également d’enregistrer des sites internes de réalisation des prestations :
  ateliers de spécialité (carrosserie, pneumatiques, ...), au sein d’un atelier fournisseur interne ;
  entrepôts (lieux de stockage, qui peuvent être associés à un atelier) ;
  pools, qui constituent des sites de mise à disposition de véhicules et matériels ;
  sites de distribution de carburant.

Nota

Dans sa nouvelle version, S.I.P a été conçu pour gérer tout type d’équipement professionnel : parcs automobiles et matériels, qui font l’objet de la présente documentation, mais aussi téléphonie mobile, équipements informatiques et bureautiques ... Chacun des types d’équipements peut bénéficier de ses propres modules « métiers », tout en s’inscrivant dans le référentiel général de l’organisme gestionnaire : affectations, localisations, personnel, interfaces DRH et comptable. Il est ainsi possible, par exemple, de confier à S.I.P le suivi de l’ensemble des équipements mis à disposition des collaborateurs. N’hésitez pas à vous renseigner auprès d’Infoparc !